Terms & Conditions
A Legal Disclaimer
1. Applicability These general terms and conditions apply to all products and services specified in the order form. The application of any general terms and conditions used by the client is expressly excluded. In the event of any inconsistencies between the provisions of these General Terms and Conditions and those specified in the order form, the provisions in the order form shall always prevail.
2. Order By signing or accepting this order form, the client enters into a final and irrevocable agreement with Hummingbirds bv, with its registered office at Jan Van Eyckstraat 2, 8510 Marke, registered with the Crossroads Bank for Enterprises, Company Number 0684.696.967. The application of Article 1794 B.W. is expressly excluded.
Hummingbirds bv reserves the right to cancel the order or part of it if it is deemed to conflict with public order, morality, any legal or regulatory provision, or Hummingbirds bv's general business policy or that of its partners.
Hummingbirds bv also reserves the right, without affecting its right to claim full payment of the order, to execute the order only partially or not at all if invoices are not fully paid on the due date, or in the case of bankruptcy or apparent insolvency of the client. Hummingbirds bv also reserves the right to demand advance payment for the order or part of it. In other words, in the event of non-payment, Hummingbirds bv can still claim the full remaining amount of the agreement, including products or services not yet or only partially rendered.
Hummingbirds bv may, at any time and for any reason, assign a new contract number to the existing agreement, split the existing agreement into separate agreements per ordered product, or merge the existing agreement with other agreements, without affecting the commitments of the parties. If a new agreement concerning the products ordered in the initial agreement is concluded after the initial agreement, the new agreement shall replace the initial agreement for the products specified in the new agreement. However, the new agreement does not affect the initial agreement for products not included in the new agreement.
The signatory who, in their own name or as a proxy, places an order, or anyone who partially or fully pays for the order, even on behalf of third parties, guarantees these third parties and binds themselves jointly and severally, in accordance with Articles 1120 et seq. B.W. and 1200 et seq. B.W.
3. Prices All prices and cost estimates are exclusive of VAT unless otherwise stated. The client acknowledges and accepts that Hummingbirds bv reserves the right to unilaterally increase the price of ordered products and services, per period and per product, by up to 4% for offline products (print work) and up to 12% for electronic products and services, without the client having the right to terminate the agreement. If certain products or services are no longer available and the client switches to another product or service, Hummingbirds bv reserves the right to unilaterally increase the price by up to 30%. If Hummingbirds bv wishes to increase the prices for the relevant products or services by more than the aforementioned percentages, it will notify the client in writing. If the client does not wish to accept this exceptional price increase, they may terminate the agreement within 30 calendar days from the date of the written notification by registered letter.
4. Modifications The client must submit any request for substantive changes to the ordered products or services in writing to Hummingbirds bv. Changes do not affect the ongoing agreement. If changes have financial or qualitative consequences, Hummingbirds bv is entitled to charge the client for the costs. Hummingbirds bv will inform the client of this in advance.
5. Commencement and Duration Unless the order form expressly specifies a different start date, the agreement with Hummingbirds BVBA regarding online media will commence on the date the relevant products and services go live online. The client will receive confirmation from Hummingbirds BVBA in this regard.
6. Renewal and Termination Unless explicitly stated otherwise on the order form, an agreement will be converted into an open-ended agreement after the initial term, unless written notice of termination of part or all of the agreement is given at least 30 calendar days before the end of the initial term.
Unless explicitly stated otherwise on the order form, the client may terminate the agreement in writing at any time after the initial term, subject to a notice period of 30 calendar days. The notice period begins on the first day of the month following the month in which notice was given. Additionally, Hummingbirds bv has the right to terminate the agreement with immediate effect without being liable for any compensation: (a) in the event of the client's bankruptcy, dissolution, or liquidation, (b) if conservatory or enforcement measures are imposed on the client's movable or immovable property, (c) in the event of any breach or non-compliance by the client with any provisions of these General Terms and Conditions or the terms of the agreement following a registered notice with a grace period of fifteen (15) calendar days, and (d) in cases of force majeure, where the agreement can no longer be correctly executed.
7. Execution of Agreement The client acknowledges that Hummingbirds bv may engage third parties for the execution of the agreement. The parties expressly acknowledge that Hummingbirds bv and its partners undertake only a best-efforts obligation and not a result obligation. The client is required to always provide timely cooperation, data, and information necessary or useful for the execution of the agreement. If the data or comments required for the execution of the agreement are not provided to Hummingbirds bv on time, Hummingbirds bv has the right to, without further notice to the client: (i) suspend the execution of the agreement and charge the client for the additional costs resulting from the delay according to the usual rates, or (ii) proceed with the completion of the order based on the elements in its possession. In that case, the client risks that the order will be processed for a shorter period than contractually agreed, without affecting the invoice's enforceability on the agreed date. However, Hummingbirds bv may also opt to terminate the agreement immediately without being liable for compensation. In that case, the client will compensate Hummingbirds bv for the costs already incurred.
For offline printing, the client will receive a single proof. The client will provide the desired changes to the proof in writing and on the same document within the specified period to Hummingbirds bv. Inserts cannot be changed. Hummingbirds bv cannot be held liable for color or size discrepancies that may occur, for technical reasons, between the representation of the proposed design and the final advertisement. For web design and online advertisements, the client will receive an email with a sample. Unless the client provides comments to Hummingbirds bv within five working days, they will be deemed to have accepted the design. If a video ordered from Hummingbirds bv is to be recorded, the recording team, subcontracted by Hummingbirds bv, will visit a location specified by the client once. The client must be present or represented during the recording. The planning coordinator will contact the client to schedule the recording appointment on the most efficient day. Recordings will always take place on weekdays between 8:00 am and 6:00 pm, except on public holidays. If, for any reason, directly or indirectly attributable to the client, the recording cannot be made or the client cancels the recording appointment less than 48 hours in advance, the client will still be liable to pay the full invoiced amount for the video. A draft of the video will be posted online for the client's approval. If the client does not provide written feedback within five working days, they will be deemed to have accepted the draft. Hummingbirds bv reserves the right to make necessary or useful changes to products it has developed.
8. Advertisement Specifications and Placement The client explicitly acknowledges being aware of the specifications specific to the various inserts, services, and products offered by Hummingbirds bv.
9. Indemnification The client shall unconditionally indemnify Hummingbirds bv for any claims made by third parties regarding the products or services ordered by the client from Hummingbirds bv, including any claims concerning alleged intellectual property rights and any claims relating to goods sold by the client through a website developed by Hummingbirds bv. The client indemnifies Hummingbirds bv for any direct or indirect damage caused by their actions or by data provided to Hummingbirds bv.
10. Invoicing & Payment Invoicing is carried out in accordance with the provisions stated on the order form. The amount owed is to be paid within 14 days. Hummingbirds bv reserves the right to alter both the timing and frequency of invoicing. Any comments on the invoice must be sent by registered mail within 10 days of dispatch under penalty of invalidity.
In case of late payment, a delay interest of 1% per month and a fixed administrative cost of €12.50 will automatically be due without further notice. Additionally, the outstanding invoice amount will be increased by 15%, with a minimum of €100, as compensation for administrative and other costs caused by late payment. Hummingbirds bv reserves the right to prioritize payments against previously unpaid invoices. Representatives are not authorized to receive cash payments. In case of the client's bankruptcy, dissolution, or liquidation, involvement in judicial reorganization proceedings, or if conservatory or enforcement measures are imposed on the client's movable or immovable property, all outstanding amounts shall become immediately due without any further reminder or notice.
If the client believes they have a claim against Hummingbirds bv, this does not release them from their payment obligations under the agreed-upon terms, nor are they entitled to suspend or offset their payment obligations.
11. Intellectuele eigendom
Deze overeenkomst leidt niet tot overdracht van eigendom of intellectueel eigendom tussen partijen. Elke partij behoudt de intellectuele eigendomsrechten op de know-how, tools, solftwareprogramma’s en toebehoren, bekend gemaakt of ontwikkeld.
Het is verboden de kennis, tools, softwareprogramma’s en toebehoren aan derden te verkopen of te verpanden, zonder toestemming van de andere partij.
12. Aansprakelijkheid
De opdrachtgever is zowel ten aanzien van de website (zie bestelorder) als ten aanzien van derden verantwoordelijk voor de inhoud, alsook de oorsprong van de teksten, muziek, foto’s en video’s. De uitvoerder kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele inbreuken die op de website (zie bestelorder) zouden voordoen op de intellectuele eigendomsrechten alsook overige rechten van derden.
De uitvoerder kan onder geen enkel beding aansprakelijk worden gesteld voor de daadwerkelijke vindbaarheid en toegankelijkheid van de website. De uitvoerder biedt geen enkele garantie voor wat betreft de hosting van de leverancier.
De uitvoerder gaat ter zake geen resultaatsverbintenis aan en verbindt zich louter tot een middelenverbintenis. Het niet voldoen aan de verwachtingen van de opdrachtgever-adverteerder over de vindbaarheid van website kan geenszins enige aanleiding geven tot het stopzetten of verbreken van de overeenkomst dienaangaande, noch kan het aanleiding geven tot enige schadevergoeding ten laste van de uitvoerder.
De uitvoerder kan niet aansprakelijk worden gehouden voor acties zoals het wijzigen van de omvang, structuur, inhoud van de website (zie bestelorder).
De uitvoerder kan louter aansprakelijk gesteld worden voor een grove fout waarbij enige mogelijke vergoeding zich beperkt tot de directe schade maximaal te begroten op het factuurbedrag van het laatste jaar. Deze vergoeding is beperkt tot maximaal de factuurwaarde van dat specifieke gedeelte van de overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. Schade waarvoor de uitvoerder op grond van het vorige lid aansprakelijk is, komt slechts voor vergoeding in aanmerking indien de opdrachtgever deze binnen veertien (14) kalenderdagen na het ontstaan daarvan meedeelt, tenzij de opdrachtgever bewijst dat hij deze schade redelijkerwijs niet eerder had kunnen melden.
De uitvoerder kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van de ontvangen mailinglijsten om direct mailing campagnes uit te voeren voor de opdrachtgever. M.a.w. de opdrachtgever moet zorgen dat de mailinglijsten voldoen aan de GDPR wetgeving. Ook voor het bellen van afspraken is Hummingbirds bvba niet verantwoordelijk voor eventuele schending van de privacy. De verkregen mail adressen en telefoonnummers van klanten / prospecten van de opdrachtgever zijn de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Deze moeten dus de GDPR wetgeving respecteren.
Indien de opdrachtgever een E-commerce module gekocht heeft voor de website, is enkel de opdrachtgever verantwoordelijk voor de kwaliteit en de levering van de producten, en de naleving van de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van wetsbepalingen met betrekking tot de bescherming van de consument en de verkoop op afstand.
Hummingbirds bv kan niet aansprakelijk worden gesteld door de opdrachtgever indien er door een technisch of ander probleem met de E-commerce module tijdelijk geen bestellingen kunnen worden geplaatst.
De uitvoerder kan geenszins gehouden worden tot de vergoeding van immateriële, indirecte of gevolgschade met inbegrip, doch niet beperkt tot winstderving, omzetverlies, inkomstenderving, productiebeperkingen, administratie – of personeelskosten, een verhoging van de algemene kosten, verlies van cliënteel of vorderingen van derden.
Noch bij eigen hosting via Combell, noch bij hosting van de opdrachtgever, kan Hummingbirds bvba aansprakelijk worden gesteld voor het verloren gaan of onderscheppen van persoonsgegevens.
Indien Hummingbirds bvba de hosting van de site verzorgt via Combell, voorzien wij een basis SSL certificaat. Indien de opdrachtgever een eigen certificaat wenst te plaatsen i.p.v. het basis certificaat, gebeurt dit op kosten van de opdrachtgever.
De uitvoerder is niet aansprakelijk in geval van overmacht. Onder overmacht wordt niet-limitatief verstaan; technische storingen, elektriciteitsstoringen, uitputting van de voorraad van een leverancier, storing van internet, tenietgaan van goederen ten gevolge van ongevallen, staking of lock-out, brand, ziekteverzuim, telecommunicatiestoornissen, fouten of vertragingen te wijten aan derden, hacking.
Alle schade, zowel de rechtstreekse als onrechtstreekse, die zou kunnen voortvloeien uit het onrechtmatig gebruik van de website (zie bestelorder) door de opdrachtgever zal door de uitvoerder integraal kunnen worden teruggevorderd van de opdrachtgever-adverteerder.
Onder geen enkel beding kan de uitvoerder hiervoor aansprakelijk worden gesteld.
13. Plaats van tot stand koming overeenkomst – Bevoegde rechtbank – Toepasselijk Recht
Deze overeenkomst wordt geacht tot stand te zijn gekomen op de maatschappelijke zetel van de uitvoerder, tenzij anders vermeld.
Elk geschil in verband met de uitvoering van deze overeenkomst zal worden beslecht door de partijen in minnelijk overleg. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, zullen de Rechtbanken van Kortrijk bevoegd zijn om van de geschillen kennis te geven.
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht.